Qui convoquer à la première réunion du CSE ?

Qui est responsable de l’organisation de la première réunion du Comité économique et social ?

Après la création du Comité social et l’élection de ses membres, il est obligatoire pour le CES de tenir une première réunion.

L’ objectif de cette réunion est de jeter les bases du fonctionnement du Comité social et des tâches de ses membres.

A lire aussi : 7 techniques de marketing numérique pour booster vos ventes

En effet, c’est très important, car c’est lors de la première réunion que le règlement intérieur, le nombre des élus, la nomination du représentant syndical au CES ou la composition du Comité économique et social sont établis pour les quatre prochaines années.

• L’ organisation de la première réunion par l’employeur

Conformément à l’article L.2312-57 du Code du travail, l’employeur est chargé d’organiser la première réunion du Comité économique et social.

A lire également : Comment se reconvertir dans le développement web en 2023

En principe et à moins qu’il n’y ait un secrétaire désigné, le employeur est tenu d’établir l’ordre du jour de la première réunion du comité social et économique.

• Organisation de la première réunion par l’employeur conjointement avec le secrétaire du Comité social et économique

Une réunion préliminaire peut être tenue pour nommer le secrétaire du Comité économique et social.

Dans cette optique, le secrétaire peut organiser la première réunion du Comité économique et social conjointement avec l’employeur.

L’ objectif de cette pratique est d’empêcher l’employeur de prendre des décisions unilatérales sur l’élaboration de l’ordre du jour.

Combien de temps la première réunion du CES devrait-elle durer ?

Bien qu’il soit obligatoire de tenir la première réunion du Comité économique et social, il n’existe aucune loi dans laquelle elle devrait être limitée.

Toutefois, la pratique permet à l’employeur de choisir entre deux alternatives pour tenir la première réunion du Comité économique et social.

• Le holding de la première réunion selon la périodicité des réunions

Selon la loi, le Comité social et économique doit tenir une réunion périodique, dont la fréquence dépend de la taille de l’entreprise.

À titre indicatif, une entreprise comptant moins de 300 employés doit tenir une réunion tous les deux mois. Par extension, l’employeur peut tenir la première réunion 2 mois après l’élection des membres du Comité économique et social.

Toutefois, cette solution n’est pas recommandée, car le délai peut être considéré comme trop long par les membres du Comité économique et social, ce qui les empêche de s’acquitter correctement de leurs tâches.

• Tenue de la réunion dès que possible

La première réunion du Comité économique et social aura lieu dès que possible après l’élection des membres.

Toutefois, la première réunion du Comité économique et social ne devrait pas se tenir à la hâte.

Il importe de procéder de manière réfléchie pour convoquer les membres du Comité économique et social et élaborer l’ordre du jour.

À cette fin, il est souhaitable de tenir la première réunion du Comité économique et social dans les 30 jours suivant les élections.

Les différentes étapes de l’organisation de la première réunion du CES

D’ une part, la première réunion sert à officialiser les nouveaux membres élus du Comité économique et social.

D’ autre part, il vise à établir toutes les modalités de fonctionnement du Comité économique et social pendant toute la durée du mandat de ses membres.

En conséquence, afin que les membres élus du Comité économique et social puissent prendre leurs fonctions dans les plus brefs délais, l’employeur doit suivre certaines démarches pour organiser la première réunion.

• La convocation de la première réunion du CES

La convocation du les personnes qui doivent assister à la première réunion du Comité économique et social sont à l’initiative de l’employeur.

Toutefois, il est possible qu’une personne nommée par le Président, si ce dernier n’est pas disponible, convoque les membres du Comité économique et social pour assister à la première réunion.

À cette fin, la convocation du Comité économique et social doit être convoquée au plus tard trois jours avant la date de la première réunion du Comité social et économique.

Il n’existe aucune disposition légale précisant les personnes habilitées à assister à la première réunion du Comité économique et social.

Néanmoins, la pratique suggère la possibilité pour l’employeur de choisir entre la convocation :

— à tous les membres élus et à leurs suppléants à expliquer les règles de remplacement pour les futures réunions du Comité économique et social, — tous les membres élus et leurs suppléants, en leur précisant qu’ils ne peuvent assister à des réunions futures à moins que le titulaire n’est pas en mesure de le faire, — l’ancien secrétaire et ancien trésorier du comité sortant.

En outre, si le représentant syndical au Comité économique et social a déjà été nommé, il devra être convoqué pour la première réunion du CES.

Il convient de noter que les personnes qui seront convoquées pour assister à la première réunion du Comité social et économique dépendent de l’ordre du jour de la réunion.

Ainsi, si l’ordre du jour porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, il est obligatoire pour l’employeur d’appeler en plus des titulaires et des suppléants :

— le médecin du travail exerçant au sein de l’entreprise, — la personne responsable de la sécurité et des conditions de travail, — l’agent chargé du contrôle de l’inspection du travail, — un agent des services de prévention des entités de sécurité sociale, — le harcèlement des référents.

• • Établissement en présence de représentants du personnel

Il convient de noter que la création d’un comité social et économique est nécessaire d’ici le 1er janvier 2020 au plus tard pour toutes les entreprises ou entreprises comptant 11 salariés ou plus.

Par conséquent, il est possible que certaines entreprises ne disposent pas encore d’un comité social et économique avant cette date.

Compte tenu de cela, la création du Comité social et économique peut alors être réalisée avec ou sans la présence des représentants du personnel.

• Création du Comité économique et social en présence de représentants du personnel

Il existe de nombreuses alternatives à la création du Comité économique et social en cas de présence de représentants du personnel :

— la mise en place obligatoire du Comité social et économique avant le 1er janvier 2020 dans le cas où l’élection des membres du Comité social et économique a eu lieu avant le 23 septembre 2017. Néanmoins, le la création du Comité économique et social peut avoir lieu bien avant cette date, étant donné que la convention collective d’entreprise prévoit cette possibilité,

— prorogation d’un an du mandat des représentants du personnel expirant entre le 23 septembre 2017 et le 31 décembre 2017,

— si le mandat des représentants du personnel expire à une date comprise entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2018, il est possible de réduire ou de proroger le mandat actuel d’un an. Cette décision est applicable dans le cadre d’une convention collective ou par l’intermédiaire de l’employeur après que l’employeur a informé les délégués du personnel,

— en cas d’expiration du mandat après le 1er janvier 2019, la création du Comité social et économique doit être établie une fois le mandat achevé.

— La création du Comité économique et social en l’absence de représentants du personnel

Il existe de nombreuses alternatives à la création du Comité économique et social dans le en cas d’absence de représentants du personnel :

— la création du Comité social et économique avant le 1er janvier 2020, dans la mesure où les élections des membres du Comité social et économique ont eu lieu à une date antérieure au 23 septembre 2017. Néanmoins, la création du Comité économique et social peut se faire bien avant cette date à partir de laquelle la convention collective d’entreprise prévoit cette possibilité,

— la création du Comité social et économique avant le 1er janvier 2018, sauf disposition contraire.

Les résultats de la réunion

L’ employeur est tenu d’organiser et de présider la première réunion du Comité économique et social.

Néanmoins, en cas d’indisponibilité, il est possible de déléguer cette tâche à une autre personne.

• Transfert de droits et de compétences entre le comité d’entreprise et le comité social et économique

Pour rappel, le Comité social et économique est censé remplacer d’autres fonctionnaires les organes de représentation tels que le comité d’entreprise ou la CE.

Il est donc nécessaire de transférer les compétences et les droits entre le Conseil de travail et le Comité économique et social lors de la première réunion de ce dernier et de son lieu de mise en œuvre.

Dans la pratique, le comité d’entreprise est tenu de remettre les documents relatifs à ses activités aux membres élus du Comité économique et social.

Ces documents comprennent les factures ou les comptes bancaires de l’ancien comité d’entreprise.

• Création du Bureau du Comité social et économique

La majorité des membres participant à la première réunion du Comité social et économique est requise pour la nomination du secrétaire et de son adjoint si nécessaire.

L’ employeur, ayant également la qualité de président du Comité économique et social, peut également participer au vote.

Comme dans toutes les élections, le candidat au secrétariat de la Le Comité économique a besoin d’une majorité de voix pour pouvoir se qualifier pour ce poste.

Dans le cas d’un seul candidat, ce dernier doit avoir plus de la moitié des voix pour remporter les élections.

Dans le cas où plusieurs candidats se présentent au poste de secrétaire du Comité économique et social, le candidat ayant le plus de voix est élu secrétaire du Comité économique et social.

En cas d’égalité, le candidat élu au poste de secrétaire du Comité économique et social est le plus ancien.

La composition du bureau est également caractérisée par la nomination du trésorier.

Toutefois, aucune forme particulière de désignation n’est requise par la loi.

Par conséquent, les membres présents à la première réunion du Comité social sont libres d’adopter les modalités de nomination du trésorier au Comité social et économique.

• Informations sur l’entreprise par l’employeur

Au premier réunion du Comité économique et social, l’employeur est tenu de fournir à tous les membres présents des informations concernant l’entreprise.

Dans l’employeur doit aborder la forme juridique de l’entreprise ou les perspectives économiques de l’entreprise.

• Informations sur les devoirs du comité social et économique par l’employeur

Lors de la première réunion du Comité social et économique, l’employeur est tenu de rappeler aux nouveaux membres les responsabilités du comité.

Dans la majorité des cas, il présente aux membres les orientations stratégiques du Comité économique et social, sa situation financière actuelle en plus de la politique sociale adoptée et les conditions de travail des salariés au sein de l’entreprise.

Dans cette même section, l’employeur est tenu de fixer la période pendant laquelle le Comité économique et social peut être consulté. Cette période de consultation dure un mois maximum.

Toutefois, il est possible que la période de consultation soit de 2 mois ou de 3 mois dans le cadre d’un accord majoritaire.

Questions à traiter lors de la première réunion du CES

La première réunion du Comité économique et social est importante car elle définit les modalités de fonctionnement du CES pour les quatre prochaines années.

Dans ce contexte, de nombreux points doivent être abordés lors de la première réunion du Comité social et économique.

• Quel ordre du jour pour le CES ?

Par définition, l’ordre du jour est un ensemble de sujets qui doivent être traités et discutés lors d’une réunion ou d’une assemblée générale.

Dans le cas de la première réunion du Comité économique et social, ce sont là les sujets obligatoires que tous les membres présents à la première réunion doivent examiner.

Dans cette optique, l’ordre du jour de la première réunion du Comité économique et social devrait comprendre :

— le rapport sur la gestion du comité d’entreprise sortant. Cela implique la remise de tous les documents nécessaires au fonctionnement du comité par le trésorier et le secrétaire du comité d’entreprise aux membres nouvellement élus du Comité social et économique,

— le transfert des pouvoirs, droits et obligations du comité d’entreprise au Comité économique et social,

— communication aux nouveaux membres élus du Comité économique et social sur les informations relatives à l’entreprise,

— la création du nouveau Bureau du Comité social et économique,

— la communication du budget de fonctionnement du Comité économique et social aux nouveaux membres élus,

— la communication du budget des activités culturelles et sociales aux membres nouvellement élus du Comité économique et social,

— l’élaboration du règlement intérieur du Comité économique et social,

— la nomination d’élus membres des travaux du comité de santé, de sécurité et de conditions au sein du le cas d’une entreprise comptant au moins 300 salariés,

— informer les membres élus du Comité économique et social par l’employeur sur la mise en place des différents comités au sein du CSE,

— la nomination par les membres du Comité économique et social de représentants locaux,

— la nomination des membres du Comité économique et social en tant que représentants au Conseil d’administration ou au Conseil de sécurité,

— la nomination de membres élus membres du Comité social et économique central,

— la nomination des membres élus membres du Comité économique et social d’établissement,

— l’établissement du budget alloué au Comité social et économique central,

— a établi le budget alloué au Comité économique et social d’établissement.

• Désignations

Pour que le Comité social et économique soit fonctionnel dans les délais les plus brefs possible, il est nécessaire de nommer quelques membres à la tête de certaines entités intégrant le CST.

• Nomination de membres élus qui auront le statut de représentants locaux

Le mandat du représentant local est le même que celui des autres membres élus du Comité économique et social.

La nomination des représentants locaux est effectuée conformément à l’accord de la majorité lors de la création du Comité économique et social.

• Nomination des membres qui composent chaque commission

Pour rappel, les comités présents au sein du Comité économique et social dépendent de la taille de l’entreprise en question :

— la CIAL ou la commission d’information sur l’aide au logement, uniquement dans les entreprises comptant 300 salariés ou plus,

— le comité pour l’égalité professionnelle, uniquement dans les entreprises comptant 300 salariés ou plus,

— le comité de formation, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus,

— le comité des marchés, uniquement dans les entreprises 50 employés ou plus,

— la commission économique, uniquement dans les entreprises de 1 000 salariés ou plus.

La nomination des membres de chaque commission est prévue par l’accord majoritaire du Comité économique et social ou par le règlement intérieur.

À cette fin, l’acte de désignation doit également préciser :

— le champ d’application des comités institués, — les modalités de fonctionnement de chaque commission, — les modalités de formation de chaque membre de chaque comité, — les ressources allouées aux commissions.

Il convient de noter que des commissions supplémentaires peuvent être créées.

Les membres élus du Comité économique et social ne sont pas les seuls à être inclus dans ces comités supplémentaires.

Les employés ont également ce droit, à condition qu’il n’y ait pas d’accord majoritaire pour la création de telles commissions.

• • Nomination de membres représentant le CES au conseil d’administration ou au sein du conseil d’administration

Le Comité économique et social désigne deux de ses membres afin qu’ils puissent assister aux réunions du conseil de surveillance ou du conseil d’administration.

Les deux membres en question doivent répondre à certains critères.

Le premier représentant doit être un technicien ou un officier de capitaine.

Le deuxième représentant, quant à lui, doit être un employé ou un travailleur.

Toutefois, dans certains cas, il est possible que le Comité économique et social soit tenu de nommer quatre représentants.

À cet égard, outre les deux personnes mentionnées ci-dessus, le Comité doit prévoir un membre du Comité social et économique de la catégorie Master et un autre membre, ingénieur, chef de département ou fonctionnaire administratif.

Obligations à remplir lors de la première réunion du CES

Certains points devant être abordés lors de la première réunion du Comité économique et social ne sont pas obligatoires.

Pour illustrer , il n’est pas obligatoire de nommer des représentants locaux à la première réunion du Comité économique et social.

Toutefois, l’élaboration du règlement intérieur du Comité social et économique revêt une importance capitale.

• Le règlement intérieur du CES

Le règlement intérieur du Comité économique et social a pour objet de fixer les modalités de fonctionnement du CES.

En outre, elle régit les relations du Comité social et économique avec les employés de l’entreprise.

Il n’y a pas de disposition pour l’élaboration du règlement intérieur du Comité social et économique juridique.

• Les clauses du règlement intérieur

La pratique suggère une approche pour l’élaboration du règlement intérieur du CES, y compris la présence obligatoire de certaines clauses.

• • Clauses obligatoires lors de l’élaboration du règlement intérieur

Ces clauses obligatoires sont définies dans le règlement intérieur afin d’assurer la transparence du Comité économique et social sur le plan financier.

Par conséquent, ces clauses se rapportent à ce qui suit :

— les modalités d’adoption des comptes annuels du Comité économique et social, conformément aux dispositions de l’article L.2315-68 du code du travail,

— les modalités d’élaboration du rapport sur l’activité de direction du Comité économique et social, conformément aux dispositions de l’article L.2315-69 du code du travail,

— les modalités de nomination des membres des contrats et de leur fonctionnement, conformément aux dispositions prévues à l’article L.2315-44-3 du code du travail, si la taille de l’entreprise permet la création d’un comité des marchés,

— les informations relatives aux comptes et aux activités du Comité social et économique en faveur des salariés, conformément aux dispositions de l’article L.2315-72 du Code du travail.

• Clauses qui peuvent être librement définies

La présence de ces clauses n’est prévue dans aucune disposition légale.

Néanmoins, il est nécessaire que ces clauses ne contredisent pas les pouvoirs du Comité économique et social.

À titre indicatif, le règlement intérieur du Comité social et économique peut comporter des dispositions relatives :

— la composition, les modalités de nomination et les attributions du Bureau du Comité social et économique,

— à la mise en œuvre du calendrier des réunions du Comité économique et social. L’objectif est de fixer les dates de la réunion du Comité économique et social. La fréquence des réunions du Comité économique et social dépend de la taille de l’entreprise,

— les modalités de la tenue des réunions du Comité économique et social. Cette clause prévoit, entre autres, que la possibilité d’enregistrer les débats lors de la réunion, le lieu où le Comité économique et social peut se réunir si la société a plusieurs établissements ou les conditions susceptibles de suspendre la réunion,

— les modalités d’organisation des réunions entre le personnel et le Comité économique et social,

— les procédures de communication entre le personnel et le Comité social. Cette clause prévoit notamment la communication par courrier ou par poste, ainsi que le délai de communication entre le personnel et le Comité économique et social après chaque réunion de ce dernier,

— les modalités de mise en place de commissions facultatives auprès des commissions existantes,

— le nombre de membres qui composent les commissions,

— les tâches déléguées par le Comité social et économique,

— les modalités de la formation des membres constituant chaque comité,

— les ressources allouées à chaque commission pour leur permettre de s’acquitter au mieux de leurs tâches.

• Clauses à ne pas figurer dans le règlement intérieur

La jurisprudence interdit l’inclusion de certaines clauses dans le règlement de procédure.

À titre indicatif, il est interdit que le règlement intérieur du Comité social et économique comprendra :

— les clauses entravant le bon fonctionnement du Comité économique et social,

— les dispositions relatives à la fixation des heures de délégation prévues pour les suppléants, étant donné que la désignation du suppléant est remplacée par son titulaire si ce dernier ne peut assister à une réunion du Comité social et économique,

— les clauses relatives à la fixation des dates de réunion du Comité économique et social, étant donné que la réunion du Comité social et économique est une prérogative et ne peut être prévue par le règlement intérieur.

La mise en œuvre du CES complémentaire

Selon la structure de l’entreprise, il est nécessaires à la mise en place d’un comité social et économique complémentaire.

Cette pratique est principalement observée dans les entreprises ayant le siège social et plusieurs établissements ou filiales.

À cette fin, la création d’un comité social et économique central et la création d’un comité social et économique sont obligatoires.

• Création du Comité social et économique central

Dans le cas d’une entreprise à structure complexe, le protocole d’accord préélection prévoit la nomination des membres du Comité social et économique central.

En l’absence d’accord préélectoral, la nomination des membres du Comité économique et social se fait en un seul par vote à la majorité uninominale.

• Création du Comité économique et social d’établissement

Le Comité économique et social d’établissement, par opposition au Comité social et économique central Comité opérant au siège social d’une société, est un organe représentatif exerçant dans les filiales de la société.

À l’instar du Comité social et économique central, le Comité économique et social d’établissement dispose de son propre budget de fonctionnement.

Néanmoins, il est possible pour le Comité économique et social d’établissement de déléguer la gestion des activités conjointes au Comité social et économique central.

Cette procédure est réalisée dans le cadre d’un transfert de gestion des activités.

Elle prend ensuite la forme d’une convention dans laquelle certaines clauses doivent être incluses :

— les activités transférées au Comité social et économique central avec la description,

— les modalités de financement du transfert de gestion pour chaque année au cours de laquelle l’accord est mis en œuvre,

— la liste des avoirs et moyens dont dispose le Comité social et économique central pour chaque année au cours de laquelle la convention est implémentée,

— les modalités de participation des travailleurs aux activités transférées,

— la durée pendant laquelle l’accord est exécuté,

— les procédures de révision ou de dénonciation de la Convention.

Différences selon la taille des entreprises

En général, les procédures à suivre lors de la première réunion du Comité économique et social sont les mêmes quelle que soit la taille de l’entreprise.

Néanmoins, l’ordre du jour de la première réunion peut être modifié en conséquence.

• Dans une entreprise de moins de 50 salariés

Dans le cas d’une entreprise comptant moins de 50 employés, l’ordre du jour de la mise en place des commissions est l’ordre du jour du Comité de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

• Dans une entreprise de plus de 50 salariés

Dans le cas d’une entreprise de plus de 50 salariés, il est nécessaire de mentionner à l’ordre du jour de la première réunion du Comité économique et social l’obligation de instituer des comités qui peuvent être créés dans ces conditions.

À titre indicatif, la création de la Commission économique ou de la Commission pour l’égalité professionnelle devrait être mentionnée à l’ordre du jour de la première réunion.

Externaliser la rédaction des PV de CSE

Comme vu précédemment, il est nécessaire de convoquer diverses personnes à la première réunion du CSE. Cependant, il est possible de faire rédiger des PV de CSE auprès d’agences spécialisées. Pour en savoir plus sur cette page présentant les offres de rédaction.

Comment cela fonctionne auprès d’une agence ?

Il est possible de faire appel à des agences spécialisées afin de faire rédiger vos PV de CSE. Mais comment cela fonctionne ? Plusieurs choix s’offrent à vous. Vous avez la possibilité de faire rédiger votre PV de CSE à distance en fournissant à l’agence des fichiers audios ou vidéo. Vous pouvez également faire rédiger votre PV de CSE directement pendant la réunion par un expert de l’agence que vous aurez choisi. Vous pouvez également le faire via une visioconférence entre vous et les experts de l’agence choisie.

Choisir son modèle de compte rendu de CSE

Les agences spécialisées proposent divers modèles de compte rendu de CSE afin de satisfaire les exigences de chacun. Il est possible donc de choisir le compte rendu intégral, la retranscription in extenso, le compte rendu classique, le compte rendu condensé ou encore la synthèse classique. Le choix se fera en fonction de vos besoins.